Mimo, że medyczne konferencje i sympozja trwają cały rok, jesienią i wiosną odbywa się ich zdecydowanie najwięcej. W tym roku dodatkowym wyzwaniem dla organizatorów stało się sprostanie obowiązującej w tym zakresie od lipca Ustawie o Wyrobach Medycznych. Otrzymaliśmy serię pytań, w jaki sposób można i należy przekazywać informacje o organizacji i udziale w konferencjach i targach: w mediach, social mediach i na stronach internetowych należących do organizatorów, lekarzy i wystawców.
Wstępnie odpowiedzi na to pytanie udziela nam cały Rozdział 12 Ustawy, który zatytułowany jest „Reklama wyrobów”, nie zaś „Reklama działalności naukowej i wystawienniczej”. Wydarzenie samo w sobie nie stanowi reklamy wyrobów, choć bezsprzecznie reklama taka ma miejsce w jego przestrzeni. Nie ma więc żadnych przeszkód uniemożliwiających promocję wydarzeń na stronach internetowych, w social mediach, a nawet mediach dla nieprofesjonalistów, pod warunkiem, że w promocji tej nie zostaną użyte wizerunki wyrobów oraz ich nazwy, to bowiem mogłoby prowadzić do – być może nawet nieuświadomionego, ale jednak złamania przepisów.
Podobnie sytuacja wygląda z informacjami pojawiającymi się w różnych publikatorach po konferencjach, sympozjach, targach itp. – ogólnie rzecz biorąc po wydarzeniach nie mających bezpośredniego charakteru promocyjno-reklamowego. „Oczywiście każda taka informacja musi być poddana weryfikacji i ocenie przed publikacją lub emisją, albo najlepiej: od początku zrealizowana pod odpowiednim kątem.” – mówi dyrektor departamentu informacji o wyrobach medycznych URPL, dr Jan Szulc – „Jeśli bowiem jest to materiał informacyjny o charakterze ogólnym (przykładowo: odbyło się wydarzenie X, w czasie którego zaprezentowało się A wystawców, następnie podany ogólny temat wydarzenia, co się dzieje w branży itd., i wybrane zdjęcia albo kamera pokazują kolejne losowe stoiska), to jest to materiał neutralny. Jeśli jednak w materiale znajdują się rozmowy o konkretnych wyrobach, a do tego jest rozmowa z przedstawicielem, który mocno zachwala wyrób, to taki materiał jako reklama może znaleźć się pod lupą URPL.”
Jak wielokrotnie podkreślał w rozmowach z nami dr Jan Szulc, nie jest i nigdy nie było intencją urzędu blokowanie informacji o wydarzeniach medycznych. Dopuszczalne jest więc opublikowanie w medium dla nieprofesjonalistów, a także w social mediach uczestniczących w wydarzeniu lekarzy i wystawców zarówno informacji o uczestnictwie w wydarzeniu lub relacji z wydarzenia, jak i zdjęć oraz filmów – należy jednak dołożyć wszelkich starań, aby materiał nie stał się reklamą, tj. nie pokazywać wyrobów medycznych na pierwszym planie, nie opowiadać o nich, nie dopuszczać do tego, aby były istotą przygotowanej relacji, reportażu czy posta w mediach społecznościowych.
Bez ograniczeń taka relacja lub reportaż umieszczona może zostać jedynie na stronach internetowych wystawców (o ile są one zamknięte dla nieprofesjonalistów, tj. założony jest na nich pop-up informacyjny) oraz w mediach medycznych, tj. mediach, które również nie są dostępne dla nieprofesjonalistów. Media niemedyczne mogą – co do zasady – uczestniczyć w wydarzeniu i jest to jedyny przypadek, gdy w przestrzeni mogą pojawić się nieprofesjonaliści, nie mogą jednak opublikować materiałów zawierających informacje o wyrobach: „Takie medium „nieprofesjonalne” może uczestniczyć w danym wydarzeniu, ale już nie każdy materiał na nim powinien mieć charakter otwarty. Niezależnie więc od charakteru medium, każdy materiał musi spełniać takie same wymagania, określone przez przepisy prawne” – informuje dr Jan Szulc. Z pewnością analiza przepisów wskazuje więc na możliwość opublikowania przez nie ogólnego reportażu (na zasadach, jak wskazane powyżej), wykluczona jest tu jednak rozmowa z wystawcą nawet, jeśli produkt byłby launchowany lub przedstawiany podczas wykładów. Na to w sposób szczególny uwagę powinni zwracać także organizatorzy, tworząc określone strefy dostępu, przypomnieć należy bowiem, że strefa każdego wydarzenia musi być wyraźnie oznaczona jako dostępna wyłącznie dla profesjonalistów (najlepszym rozwiązaniem wydaje się tu umieszczenie informacji przy każdym punkcie wstępu na wydarzenie).
Jak widać, nie należy obawiać się informowania o wydarzeniach, nie należy także z informowania rezygnować, warto jednak uważnie przeanalizować każdą informację oraz dostęp profesjonalistów i nieprofesjonalistów do poszczególnych stref wydarzenia (jak: sala wykładowa, strefa wystawiennicza).
autor: mgr Andrzej Gross –
prawnik, wykładowca przedmiotów teoretycznoprawnych WPiA US, dziennikarz medyczny
